Passo a Passo do Processo de Digitalização de Documentos
A digitalização de documentos é mais do que apenas escanear papéis; é um processo estruturado que exige planejamento e cuidado para garantir que todas as informações sejam preservadas com qualidade e facilidade de acesso. Se você está pensando em digitalizar seus documentos, veja abaixo um passo a passo detalhado sobre como o processo funciona.
1. Conhecimento da Documentação do Cliente
O primeiro passo é entender o tipo de documentação que será digitalizada. Cada cliente tem suas particularidades: alguns podem ter documentos históricos ou delicados, enquanto outros possuem arquivos correntes que precisam ser acessados com frequência. Aqui, são identificados o volume e os tipos de documentos, além das particularidades que cada um exige, como nível de confidencialidade e condições de preservação. Esse mapeamento inicial ajuda a definir a melhor forma de manuseio e digitalização.
2. Preparação e Manuseio dos Documentos
Antes de colocar os documentos no scanner, é preciso preparar cada folha. Esse é um processo manual e detalhado, que envolve várias etapas:
- Remover de Caixas e Envelopes: Muitos documentos ficam armazenados em caixas, pastas, envelopes ou plásticos. O primeiro passo é retirar tudo, organizando as folhas para manuseio.
- Desdobrar e Alisar Documentos: Papéis amassados ou dobrados precisam ser desdobrados e alisados para garantir que o scanner capture todas as informações com clareza.
- Retirar Grampos, Clipes e Outros: Objetos metálicos como grampos e clipes devem ser removidos, pois podem danificar o equipamento e prejudicar a qualidade da digitalização. Essa etapa exige cuidado para não danificar o papel.
- Separar ou Juntar Documentos: Em alguns casos, documentos que pertencem ao mesmo conjunto são separados por engano, ou, ao contrário, documentos distintos estão juntos. A organização correta é essencial para manter a estrutura das informações.
3. Digitalização no Equipamento
Com os documentos preparados, eles passam pelo equipamento de digitalização. Esse equipamento é geralmente de alta qualidade e capacidade, capaz de capturar detalhes e informações com precisão. Durante a digitalização, são feitos ajustes de resolução e contraste, garantindo que cada documento seja convertido em um arquivo digital fiel ao original.
4. Indexação dos Arquivos Digitalizados
Depois de digitalizados, os documentos precisam ser organizados de forma que sejam facilmente encontrados. Esse processo é chamado de indexação. Aqui, são definidos critérios para nomear e categorizar os arquivos, como data, tipo de documento, nome do cliente ou número de identificação. A indexação é essencial para que, no futuro, os documentos possam ser localizados rapidamente em uma pesquisa, otimizando o acesso e uso das informações.
5. Gestão de documentos digitais
Na Digicom os documentos digitais podem ter 2 fins:
1. Entrega dos arquivos digitalizados: Neste caso, após a finalização da digitalização, é apresentado um relatório de digitalização com todos os documentos digitlizados e indexados e os arquivos digitais são transferidos para uma midia ou servidor do cliente.
2. DIGI.DOC: Neste caso o cliente opta por deixar guardados os arquivos em nossos servidores e quando eles precisar fazer uma busca, acessa nossa plataforma com seu login e senha e pode busca-lo quando precisar.
5. Destinação dos documentos digitalizados
Por fim é dado o destino para os papéis que foram digitalizados, sendo que na Digicom trabalhamos com 3 opções
1. Guarda dos documentos: Os papéis que foram digitalizados agora são organizados e guardados em nosso player de guarda.
2. Eliminação dos documentos: Os papéis passam por um rigoroso processo de destruição no qual não fica mais possível reutirizar ou juntar as finrmações contidas nos documentos
3. Devoluação dos documentos: Os papéis são guardados e devolvidos para o cliente.