Toda empresa acumula documentos. Alguns precisam ser consultados diariamente, outros algumas vezes por ano e muitos permanecem guardados durante longos períodos por razões administrativas, fiscais, trabalhistas, jurídicas ou históricas.
O problema aparece quando esse acervo começa a ocupar salas, armários, corredores e áreas que poderiam ser utilizadas para outras atividades. É nesse momento que muitas empresas começam a considerar uma alternativa: a guarda externa de documentos.
Mas terceirizar a guarda não significa simplesmente colocar caixas em um depósito e esquecer que elas existem. Uma operação adequada precisa envolver identificação, organização, armazenamento, controle e, principalmente, a possibilidade de localizar e recuperar os documentos quando forem necessários.
Afinal, um arquivo só cumpre sua função quando a empresa consegue encontrar aquilo que precisa.
O que significa terceirizar a guarda de documentos?
A guarda externa de documentos consiste em retirar parte do arquivo físico da estrutura da empresa e armazená-lo em um espaço destinado especificamente à conservação e organização documental.
Em vez de manter dezenas ou centenas de caixas dentro do escritório, a empresa transfere esse acervo para uma estrutura externa e passa a contar com um processo organizado para sua armazenagem e eventual consulta.
Isso pode ser especialmente interessante para documentos que não precisam permanecer fisicamente dentro da empresa todos os dias, mas que ainda precisam ser conservados.
É importante diferenciar essa situação da simples locação de um espaço.
Quando uma empresa aluga uma sala, galpão ou depósito e coloca suas próprias caixas ali, continua responsável por praticamente toda a operação: transporte, organização, identificação, controle, acesso, segurança e localização dos documentos.
Na guarda documental profissional, o armazenamento faz parte de um serviço estruturado.
Por que as empresas chegam ao ponto de precisar de guarda externa?
Na maioria das vezes, o problema não aparece de uma hora para outra.
Primeiro surge um armário a mais. Depois algumas caixas vão para uma sala que estava vazia. Mais tarde, documentos antigos passam a ocupar parte do arquivo atual. Quando a empresa percebe, uma área considerável da estrutura está sendo utilizada para guardar documentos que raramente são consultados.
O crescimento do arquivo também pode acompanhar o crescimento da própria empresa.
Contratos, documentos administrativos, registros de funcionários, processos, documentos financeiros, prontuários, relatórios e outros tipos de arquivos podem permanecer armazenados durante anos.
Enquanto isso, o espaço físico da empresa continua tendo um custo.
Por isso, antes de simplesmente procurar uma sala maior, vale avaliar se todos aqueles documentos realmente precisam continuar dentro da estrutura principal.
Como funciona o processo de guarda externa de documentos?
O processo pode variar de acordo com o tipo e o volume do acervo, mas normalmente começa com a avaliação dos documentos que serão encaminhados para guarda.
É preciso entender o que está sendo armazenado, em que condições o material se encontra, como está organizado e qual será a forma de identificação utilizada.
Depois vem a etapa de retirada e transporte.
Dependendo da quantidade de documentos, essa operação pode representar uma parte importante do trabalho. As caixas precisam ser movimentadas, conferidas e encaminhadas para o local de armazenamento sem que se perca a identificação de sua origem.
Após a entrada no acervo, os documentos precisam permanecer associados a algum sistema de controle.
Isso é fundamental porque, meses ou anos depois, uma empresa pode precisar justamente de uma pasta ou caixa que deixou de estar fisicamente em seu escritório.
Guardar é apenas uma parte do processo. Saber onde está cada documento é o que torna a guarda realmente útil.
O que acontece quando a empresa precisa consultar um documento?
Essa é uma das principais dúvidas de quem considera retirar o arquivo da própria empresa.
A lógica é simples: o fato de o documento estar armazenado externamente não significa que ele deixou de estar disponível.
Quando existe um sistema adequado de identificação e controle, a empresa pode solicitar a localização do documento necessário. A partir daí, é possível definir o procedimento de consulta ou retirada conforme o modelo de serviço contratado.
Isso muda completamente a relação com o arquivo.
Em vez de manter centenas de caixas próximas apenas porque algum documento poderá ser necessário no futuro, a empresa passa a manter fisicamente consigo aquilo que realmente precisa acessar com frequência e deixa o acervo de menor utilização em uma estrutura apropriada.
Onde os documentos ficam armazenados?
A estrutura necessária depende do tipo de documentação, do volume e das condições exigidas para sua conservação.
Um arquivo empresarial não deve ser tratado simplesmente como um estoque qualquer.
As caixas precisam permanecer organizadas e identificadas, com condições adequadas para reduzir os riscos relacionados a umidade, sujeira, deterioração e manuseio inadequado.
Também é necessário pensar na circulação das pessoas responsáveis pelo arquivo e na possibilidade de localizar uma determinada caixa sem precisar movimentar todo o acervo.
Por isso, a organização física das estantes, a identificação das caixas e o controle documental fazem parte da operação.
Quais documentos podem ser enviados para guarda externa?
Não existe um único tipo de documento que faça sentido para todas as empresas.
Podem fazer parte de um acervo de guarda externa documentos administrativos, financeiros, contábeis, trabalhistas, jurídicos, contratos, registros antigos, documentos de recursos humanos e outros arquivos que precisem permanecer preservados por determinado período.
Em alguns setores, também existem acervos muito volumosos e específicos, como prontuários e documentos institucionais.
A decisão sobre o que deve ser mantido, por quanto tempo e em qual formato precisa considerar a natureza de cada documento e as obrigações aplicáveis à empresa.
Por isso, guardar tudo indiscriminadamente também não é gestão documental.
Antes de ocupar espaço durante anos, é importante entender o que realmente precisa ser preservado.
Guarda de documentos é diferente de simplesmente alugar um depósito
Essa diferença merece atenção.
Imagine uma empresa que possui 500 caixas de documentos e decide alugar uma sala para colocá-las.
O problema de espaço pode até ser transferido para outro endereço, mas várias perguntas continuam sem resposta:
Quem vai organizar as caixas?
Como cada caixa será identificada?
Como localizar uma determinada documentação?
Quem fará o controle das entradas e saídas?
Como será feita uma consulta?
O que acontece quando uma caixa precisa retornar à empresa?
Como evitar que o arquivo se transforme novamente em um conjunto desorganizado de documentos?
A guarda documental profissional procura justamente estruturar essa operação.
O objetivo não é apenas tirar as caixas do escritório. É criar uma forma controlada de armazenar um acervo que continuará pertencendo à empresa.
A empresa precisa digitalizar os documentos antes de enviá-los?
Não necessariamente.
Guarda de documentos e digitalização são serviços diferentes e podem ser utilizados de forma independente ou combinada.
Uma empresa pode decidir manter fisicamente determinados documentos e simplesmente retirá-los do escritório.
Também pode optar por digitalizar parte do acervo, especialmente aqueles documentos que precisam ser consultados com maior frequência.
E existe ainda uma terceira possibilidade: manter fisicamente documentos que precisam ser preservados e digitalizar uma cópia para facilitar o acesso à informação.
A escolha depende da utilização do acervo.
Se determinado documento é raramente consultado, mas precisa permanecer guardado, a guarda física pode ser suficiente.
Se outro documento é consultado constantemente por diferentes pessoas, a digitalização pode trazer uma vantagem operacional muito maior.
Guarda documental e digitalização podem trabalhar juntas
Essa combinação merece atenção porque resolve dois problemas diferentes.
A guarda externa libera espaço físico.
A digitalização facilita o acesso à informação.
Imagine, por exemplo, um arquivo empresarial com centenas de caixas. Parte desse material é consultada poucas vezes ao ano, enquanto outra parte contém documentos que precisam ser localizados com frequência.
Não necessariamente faz sentido digitalizar tudo de uma única vez.
Pode ser mais racional identificar os documentos de maior utilização, digitalizá-los e manter o restante sob guarda física organizada.
Com o tempo, a empresa pode ampliar a digitalização conforme a necessidade.
Esse processo também pode ser associado à organização e à gestão documental, evitando que a empresa simplesmente transforme um arquivo físico desorganizado em uma grande quantidade de arquivos digitais igualmente difíceis de encontrar.
Quando a guarda externa começa a fazer sentido?
Não existe um número mágico de caixas a partir do qual uma empresa obrigatoriamente deveria terceirizar seu arquivo.
O ponto de decisão costuma aparecer quando o acervo começa a interferir na operação da empresa.
Alguns sinais são bastante claros:
- salas sendo utilizadas principalmente para armazenar documentos;
- armários lotados de arquivos antigos;
- caixas ocupando áreas de circulação;
- funcionários perdendo tempo procurando documentos;
- mudança de endereço ou redução da estrutura física;
- crescimento contínuo do arquivo;
- dificuldade para controlar documentos antigos;
- necessidade de liberar espaço para atividades operacionais;
- documentos que precisam ser preservados, mas são pouco consultados.
Nessas situações, vale calcular não apenas quanto custa guardar uma caixa, mas quanto custa manter toda a estrutura necessária para continuar guardando essas caixas dentro da empresa.
Esse raciocínio foi explorado também no artigo [Quanto custa manter um arquivo físico dentro da empresa?], que aborda os custos de espaço, infraestrutura, equipe e operação envolvidos na manutenção de um arquivo empresarial.
Como escolher uma empresa para guardar documentos?
Antes de contratar uma empresa de guarda documental, é importante entender como será realizada toda a operação.
Algumas perguntas ajudam nessa avaliação:
Como os documentos serão retirados da empresa?
É importante saber quem será responsável pelo transporte e como o acervo será conferido durante a movimentação.
Como as caixas serão identificadas?
Uma caixa armazenada sem controle pode se transformar em um problema no futuro.
Como será feita uma solicitação de consulta?
A empresa deve saber explicar como um documento será localizado e disponibilizado quando necessário.
Como o acervo será organizado fisicamente?
Estantes, identificação, circulação e condições do ambiente interferem diretamente na qualidade da guarda.
Existe possibilidade de combinar guarda física e digitalização?
Essa integração pode ser interessante para empresas que desejam reduzir o espaço físico sem perder acesso às informações.
A escolha não deveria ser baseada apenas no preço mensal por caixa. O serviço envolve uma operação muito maior do que simplesmente disponibilizar espaço.
O arquivo continua sendo da empresa. O espaço e a operação deixam de ser um problema dela.
Terceirizar a guarda de documentos não significa perder o controle sobre o arquivo.
Significa mudar a forma como esse arquivo é administrado.
Documentos que precisam ser preservados, mas não precisam ocupar espaço dentro do escritório, podem ser armazenados externamente de maneira organizada. Ao mesmo tempo, a empresa pode manter internamente apenas aquilo que realmente precisa estar próximo de sua equipe.
Quando necessário, a guarda física pode ser complementada pela digitalização dos documentos mais utilizados.
O resultado é uma estrutura em que cada tipo de informação ocupa o lugar mais adequado: o documento físico é preservado quando precisa ser preservado, e a informação digital é disponibilizada quando precisa ser acessada.
Esse é um dos princípios de uma boa gestão documental: não basta guardar. É preciso saber o que está sendo guardado, onde está e como será recuperado quando necessário.
O ponto de vista da Digicom
Na Digicom, entendemos a guarda de documentos como uma etapa da gestão do acervo empresarial, e não simplesmente como armazenamento de caixas.
Cada empresa possui uma realidade diferente. Por isso, antes de definir uma solução, é importante compreender o volume do arquivo, sua organização atual, a frequência de consulta e o espaço que os documentos ocupam dentro da estrutura da empresa.
A partir dessa avaliação, a guarda documental pode ser combinada, quando fizer sentido, com organização e digitalização.
Dessa forma, a empresa não precisa escolher entre manter tudo dentro do escritório ou simplesmente se desfazer do arquivo. É possível estruturar uma solução de acordo com a utilização e a necessidade de preservação dos documentos.
Se sua empresa possui caixas e mais caixas de documentos ocupando espaço, talvez o problema não seja a quantidade de documentos. Talvez seja a forma como eles estão sendo armazenados.
A Digicom atua com guarda de documentos, organização e digitalização de acervos empresariais. Entre em contato para avaliar o seu arquivo e entender qual solução pode fazer sentido para sua empresa.
Perguntas frequentes sobre guarda de documentos
O que é guarda externa de documentos?
É o armazenamento de documentos físicos de uma empresa em uma estrutura externa destinada à organização e preservação do acervo. A empresa continua sendo proprietária dos documentos, enquanto a operação de armazenamento é realizada externamente.
A empresa perde o acesso aos documentos quando contrata uma guarda externa?
Não. O objetivo de uma guarda documental organizada é permitir que os documentos sejam localizados e disponibilizados quando necessários, conforme os procedimentos definidos para o serviço.
Quais tipos de documentos podem ser armazenados externamente?
Isso depende da natureza do acervo e das necessidades da empresa. Documentos administrativos, financeiros, trabalhistas, contratos, arquivos jurídicos e outros documentos empresariais podem fazer parte de uma operação de guarda documental.
É preciso digitalizar os documentos antes de contratar a guarda?
Não. A digitalização é uma solução complementar e não uma condição para a guarda física. A empresa pode manter determinados documentos fisicamente e digitalizar apenas aqueles cujo acesso frequente justifique a conversão para o formato digital.
Guarda de documentos e arquivo morto são a mesma coisa?
Não necessariamente. O chamado “arquivo morto” é uma expressão utilizada para identificar documentos que deixaram de fazer parte da rotina corrente, mas isso não significa que tenham perdido sua importância. Muitos desses documentos ainda precisam ser preservados e podem ser encaminhados para guarda externa.
