Sua empresa ainda tem os mesmos requisitos de espaço de trabalho que em 2019? As chances são de que a resposta seja “Não”. A força de trabalho de 2020 sofreu uma mudança em massa das operações no local para um modelo de trabalho remoto. Agora que as empresas tiveram tempo de se adaptar à mudança exigida pela pandemia, as vantagens são altas e claras, tornando o espaço físico dos escritórios cada vez mais obsoleto. De acordo com um estudo do Brookings Institute , 20% dos empregadores planejam manter uma força de trabalho remota após a pandemia. Um estudo recente da Harvard Business Review sugeriu que as principais operações governamentais poderiam economizar milhões migrando para escritórios menores, assim como o escritório de patentes dos EUA em 2015.
Como resultado, muitas empresas adotaram planos de continuidade de negócios (BCP), que envolvem operações de redução de tamanho físico. Isso traz um problema único: o que os escritórios devem fazer com a documentação de documentos? Armazenar cópias impressas tornou-se cada vez mais oneroso. Pode ser difícil gerenciar o armazenamento e o acesso a documentos, enquanto a empresa opera com eficiência durante uma crise.
A resposta?
Digitalize para zero através de um serviço de imagem digital. Os serviços de digitalização para zero aliviam sua carga de papel e melhoram o uso da tecnologia como um todo.ais enxuta e ágil no futuro.
1. Digitalizar para zero reduz drasticamente os custos
As empresas americanas (como exemplo) gastam mais de US $ 8 bilhões por ano usando documentação em papel. Com a digitalização para zero, você economiza uma grande quantia de dinheiro mudando para digital. A transição para um local de trabalho menor sem um serviço de digitalização de documentos requer armazenamento externo – um custo adicional que aumenta rapidamente mês a mês. Compare o armazenamento em papel externo com uma quantidade moderada de armazenamento em nuvem, que é relativamente barato, e todo o potencial de economia de digitalização para zero se torna mais claro.
2. Sua empresa se torna mais produtiva, leve e ágil
Independentemente do seu setor, sempre há um processo de ciclo que acompanha o armazenamento de documentos. Uma empresa precisa limpar documentos que expiraram fora do período de retenção. Destruir cópias impressas é uma tarefa demorada; serviços de digitalização de documentos agilizam o processo. Toda a sua empresa se torna mais produtiva quando você não precisa dedicar tempo e recursos ao manuseio de documentos físicos.
3. Ele reforça as práticas de segurança de dados da sua empresa
Ao lidar com cópias impressas, a segurança de dados de toda a sua empresa depende da segurança de um único local físico. Você está a uma distância de uma violação grave de dados que pode comprometer seriamente a sua empresa e as pessoas com quem faz negócios. Ao usar um serviço de digitalização para zero, você carrega seus documentos e os criptografa usando os mais recentes protocolos de segurança digital. Isso reduz sua responsabilidade, mitigando os danos de uma violação no local. Com as ameaças de segurança cibernética em ascensão, um serviço de digitalização de documentos oferece segurança e tranquilidade.
4. Suas transações são mais organizadas
A digitalização para zero organiza as operações. Os arquivos são consolidados em um sistema centralizado que permite definir o acesso do usuário. Quem trabalha com seus arquivos digitais pode visualizá-los e editá-los remotamente através de uma infraestrutura baseada em nuvem. Isso facilita a divisão da empresa em equipes, promove o compartilhamento e a portabilidade de documentos durante as transações e mantém um registro automático das principais métricas. Você pode deixar comentários rapidamente e editar documentos conforme necessário. Somente o aumento da comunicação facilita a operação da sua empresa sem problemas.
5. A frequência e intensidade da auditoria diminuem
Quando você tem um arquivo digital na ponta dos dedos, é fácil obter informações importantes durante uma auditoria. Por sua própria natureza, as auditorias são uma experiência estressante. Os serviços de digitalização de documentos reduzem o estresse, mantendo todos os seus patos em fila e prontamente disponíveis, na hora da auditoria.
6. Ele revolucionará seu serviço ao cliente
Os clientes se beneficiam do acesso rápido aos documentos. Lide com os problemas instantaneamente, recuperando e compartilhando as informações necessárias da nuvem. Chega de correspondências durante um período prolongado. Hoje, os clientes têm muitas opções; portanto, é essencial oferecer um serviço impecável.
7. Os serviços de digitalização de documentos são um componente essencial do seu plano de continuidade de negócios
Toda empresa precisa de um plano de recuperação de desastres. A digitalização torna seu plano de desastre mais eficaz e ágil. Faça backup dos seus dados em um disco rígido, armazene-os em um local ou cofre remoto e acesse uma cópia pronta em caso de emergência. Um plano de desastre eficaz reduz o tempo de inatividade, mantendo as tarefas essenciais da sua empresa no caminho durante a crise.