O papel não vai a lugar nenhum, mas é um método antiquado de mover informações de um lugar para outro. Também é difícil extrair rapidamente os dados de que você precisa para impulsionar seus negócios de maneira lucrativa.
A automação do processo de negócio e a automação do fluxo de trabalho são as respostas atuais para a caixa de entrada do desktop e o slot da sala de correio. Os processos de negócios são para integrar e melhorar a interação humana, tornando-se essencial para capturar e organizar as informações com precisão para permitir a colaboração, roteamento e aprovações eficientes e, por fim, a entrega.
Digitalização de documentos: recuperando dados preciosos de pilhas de papel
A digitalização ou geração de imagens de documentos não é uma tecnologia nova. No entanto, como não se espera que o papel desapareça tão cedo, a conversão do papel para o formato digital é uma tecnologia que, sem dúvida, existirá por muito tempo!
Progredimos de scanners de mesa rudimentares orgulhosamente ao lado da impressora de escritório – para equipamentos de digitalização profissional de alta velocidade de produção. Projetados para processar sucessos de páginas por minuto e com qualificar de imagem em alta resolução, os scanners profissionais de hoje fornecem arquivos digitais em vários formatos de imagem que podem ser usados em muitos aplicativos e gerenciados em qualquer software de gerenciamento de documentos.
A maioria dos sistemas de imagem avançados são equipados com software de aprimoramento de imagem para limpar imagens digitalizadas, correção de falhas de imagem, endireitar arquivos distorcidos e ajustar para clareza e contraste.
A tecnologia de captura automática de dados, ou Optical Character Recognition (OCR), é um corolário importante para a digitalização de papel em imagens. O verdadeiro valor das informações nas imagens digitalizadas é desbloqueado quando pode ser lido e reconhecido como texto por nossos computadores.
A tecnologia OCR alimentada por AI ou reconhecimento inteligente de caracteres (ICR) vai um passo além. Ele reconhece e processa com precisão caracteres não padrão, como os encontrados em documentos manuscritos cursivos ou fontes estilísticas de manuscrito que não são reconhecíveis com precisão usando OCR tradicional.
Conversão de documentos: transformando digitalmente os processos de negócios
Quando se trata de conversão de documentos, estamos levando o processo de digitalização um pouco mais longe.
O processo de conversão de documentos transformados pedaços de papel digitalizados em informações úteis e poderosas que são facilmente acessadas e pesquisadas.
Depois de criar cópias digitais de registros em papel, precisamos conceber uma maneira mais rápida e eficiente de armazená-los, pesquisá-los e recuperá-los.
Afinal, se nossos arquivos digitais estão mais bagunçados do que os registros em papel, de que adianta a organização!
O processo de indexação usa metadados para categorizar e organizar arquivos para que os usuários possam recuperar-se facilmente por meio da funcionalidade de pesquisa do DMS.
Na última análise, o sucesso do processo de conversão reside no fato de como informações facilmente pesquisáveis e recuperáveis quando necessário.
Substituir processos de papel desatualizados por fluxos de trabalho digitalizados requer a adoção de uma solução robusta e avançada de gerenciamento de documentos.
Um experiente provedor de serviços de digitalização de documentos lida habilmente com o planejamento e a implementação de seu projeto de digitalização. Mas o mais importante, um provedor profissional encaminhará todos os seus arquivos digitais para um sistema de gerenciamento de documentos adequado que o ajudará a obter o máximo do seu projeto de digitalização.
A vantagem DIGICOM
Um DIGICOM é especializado na conversão segura de grandes projetos de digitalização . O DRS pode converter qualquer documento em um arquivo digital, incluindo arquivos de papel padrão, grandes desenhos, plantas, livros, pastas, fotografias, microfilmes e mídia digital mista.
Nossos serviços de captura de dados e imagens de documentos de última geração você a gerenciar grandes quantidades de dados sem quebrar o banco, obter uma vantagem competitiva e manter o armazenamento digital pronto para conformidade.
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