Guarde suas informações com segurança: dicas essenciais para manter a integridade dos seus documentos
A importância da guarda física de documentos
A guarda física de documentos é essencial para a preservação e segurança das informações importantes da sua empresa ou vida pessoal. A seguir, apresentamos algumas dicas essenciais para garantir a integridade dos seus documentos.
Dicas para manter a integridade dos seus documentos
1. Utilize pastas organizadoras
Mantenha seus documentos em pastas organizadoras de acordo com categorias (ex: contas, contratos, certidões), facilitando a localização e evitando danos ou perdas.
2. Armazene em local seguro
Escolha um local seguro e de fácil acesso para armazenar seus documentos, protegendo contra danos causados por umidade, insetos ou incêndios.
3. Faça backups regularmente
Além da guarda física, faça backups digitais dos seus documentos mais importantes, utilizando um disco rígido externo ou serviços de armazenamento em nuvem.
4. Identifique cada documento
Identifique cada documento com etiquetas ou marcadores, indicando o tipo, data de criação e relevância, para uma melhor organização e controle.
Tabela de prazos de guarda de documentos
| Tipo de Documento | Prazo de Guarda |
|---|---|
| Comprovantes de pagamento | 5 anos |
| Contratos | 10 anos após a vigência |
| Impostos de renda | 5 anos |
| Certidões | Indeterminado |
Conclusão
Mantenha a integridade dos seus documentos seguindo essas dicas e prazos de guarda. A organização e cuidado com a guarda física de documentos são fundamentais para proteger suas informações e evitar transtornos no futuro.
