Toda empresa precisa conviver com documentos. Alguns fazem parte da rotina diária e ficam sobre as mesas, nos armários ou em sistemas digitais. Outros são consultados apenas eventualmente, mas precisam continuar preservados durante anos.
O problema começa quando esse segundo grupo cresce sem parar.
Caixas começam a ocupar salas, armários ficam lotados, documentos antigos são transferidos para espaços improvisados e funcionários passam a perder tempo procurando informações que deveriam estar facilmente localizadas.
Nesse momento, uma pergunta começa a fazer sentido:
Será que vale a pena continuar mantendo todo esse arquivo dentro da própria empresa?
A terceirização da guarda de documentos pode ser uma alternativa. Mas ela não é necessariamente a melhor solução para todas as empresas ou para todos os documentos.
A decisão precisa considerar o volume do acervo, o espaço disponível, a frequência de consulta, o custo da estrutura e a forma como os documentos estão organizados.
Terceirizar a guarda não é simplesmente tirar caixas do escritório
É comum imaginar que terceirizar o arquivo significa apenas colocar algumas centenas de caixas em um caminhão e levá-las para outro endereço.
Na prática, existe muito mais envolvido.
Antes da retirada, é preciso entender o que será armazenado, como o acervo está organizado e de que maneira cada unidade será identificada.
Depois, existe a movimentação, o transporte, a entrada no local de guarda, a organização física e o controle do acervo.
E existe uma etapa que muitas vezes é esquecida: o que acontece quando a empresa precisar de um documento que está armazenado externamente?
Uma guarda documental adequada precisa considerar também esse momento.
O objetivo não é apenas liberar espaço. É permitir que a empresa deixe de manter fisicamente determinados documentos dentro do escritório sem perder o controle sobre eles.
1. Quando o arquivo começa a ocupar espaço demais
Esse é provavelmente o sinal mais evidente.
Uma sala que deveria servir para reuniões passa a ser usada para armazenar caixas. Um depósito fica completamente tomado por documentos. Armários ocupam paredes inteiras. Corredores começam a receber arquivos que não deveriam estar ali.
O problema não é apenas estético.
Cada metro quadrado utilizado para armazenar documentos deixa de estar disponível para a atividade principal da empresa.
Dependendo da estrutura, aquele espaço poderia ser utilizado para instalar uma nova equipe, criar uma sala de atendimento, ampliar uma área operacional ou simplesmente melhorar o ambiente de trabalho.
Quando o arquivo cresce continuamente, manter tudo dentro da empresa pode significar pagar por um espaço maior apenas para acomodar documentos pouco utilizados.
É nesse cenário que a guarda externa de documentos começa a fazer sentido.
2. Quando funcionários perdem tempo procurando documentos
Existe outro custo que nem sempre aparece na contabilidade.
É o tempo da equipe.
Imagine que um funcionário precise localizar um contrato antigo. Ele sabe aproximadamente o ano, mas não sabe exatamente em qual caixa o documento está.
Começa então uma busca.
Uma caixa é aberta. Depois outra. Algumas pastas são retiradas. Documentos são deslocados. Outros funcionários são consultados.
Pode parecer um problema pequeno quando acontece uma vez.
Mas imagine esse processo repetido dezenas de vezes durante o ano.
O custo não está apenas no salário do funcionário durante o período em que ele procura o documento. Existe também o tempo em que ele deixa de executar a atividade para a qual foi contratado.
Uma guarda documental organizada deve reduzir esse tipo de situação por meio de identificação e controle do acervo.
3. Quando o custo do espaço passa a ser maior que o custo da guarda
Essa é uma comparação que poucas empresas fazem.
Normalmente, o pensamento é:
“Guardar essas caixas não custa quase nada porque elas já estão dentro da empresa.”
Mas o espaço ocupado por elas tem um custo.
Existe o aluguel ou custo de ocupação do imóvel, energia, manutenção, limpeza, infraestrutura, segurança e, dependendo da estrutura, até climatização.
Além disso, existe o custo indireto causado pelo uso inadequado do espaço.
Por isso, quando uma empresa avalia a terceirização da guarda de documentos, não deveria comparar apenas:
“quanto pago hoje para guardar uma caixa?”
A comparação mais correta é:
“quanto custa manter toda essa estrutura para continuar guardando essas caixas dentro da empresa?”
Esse cálculo pode produzir uma conclusão bastante diferente.
No artigo [Quanto custa manter um arquivo físico dentro da empresa?], analisamos justamente os custos que normalmente ficam escondidos quando a empresa considera apenas o espaço ocupado pelas caixas.
4. Quando a empresa precisa preservar documentos por muitos anos
Existem documentos que deixam de ser utilizados com frequência, mas que não podem simplesmente ser descartados.
Contratos, documentos administrativos, registros trabalhistas, documentos financeiros, processos e outros tipos de arquivos podem precisar permanecer preservados durante períodos determinados pelas características da atividade e pelas obrigações aplicáveis.
O resultado é um acervo que continua crescendo mesmo quando a empresa já não consulta regularmente boa parte dele.
Nesse caso, manter tudo dentro do escritório pode não ser a melhor utilização do espaço.
Uma estrutura externa permite separar aquilo que precisa estar próximo da equipe daquilo que precisa apenas permanecer preservado e controlado.
Essa distinção é importante.
Um documento pouco consultado não é necessariamente um documento sem valor.
5. Quando a empresa está mudando ou reduzindo seu espaço físico
Mudanças de endereço costumam revelar o tamanho real do problema.
Uma empresa que ocupava uma área grande pode mudar para um imóvel menor. Uma operação pode passar a funcionar parcialmente de forma remota. Uma reorganização interna pode reduzir o espaço disponível.
De repente, centenas de caixas que antes cabiam confortavelmente deixam de ter lugar.
Nessas situações, existem algumas alternativas: descartar documentos que já não precisam ser preservados, digitalizar parte do acervo ou encaminhar os documentos que precisam continuar físicos para guarda externa.
A mudança de endereço também pode ser uma oportunidade para fazer algo que muitas empresas adiam durante anos: reavaliar o próprio arquivo.
6. Quando o arquivo cresceu sem organização
Esse é um ponto especialmente importante.
Às vezes, a empresa não tem apenas um problema de espaço. Ela tem um problema de organização.
As primeiras caixas foram armazenadas de uma maneira. Depois vieram outras, sem um padrão definido. Algumas receberam etiquetas, outras não. Documentos de períodos diferentes acabaram misturados.
Quando chega a hora de encontrar alguma coisa, ninguém sabe exatamente onde procurar.
Nesse cenário, simplesmente transportar o acervo para outro endereço pode apenas transferir o problema.
Antes de contratar uma guarda externa, é importante entender como o arquivo será identificado e controlado.
A organização precisa acompanhar a movimentação do acervo.
Como já discutimos no artigo [Como organizar o arquivo de uma empresa], o objetivo não é apenas criar uma aparência de organização, mas estabelecer critérios que facilitem a localização e o controle dos documentos.
Quando não vale a pena terceirizar a guarda?
A terceirização da guarda de documentos não deve ser tratada como uma solução obrigatória.
Se a empresa possui um volume pequeno de documentos, tem espaço adequado, mantém o arquivo organizado e consegue localizar rapidamente aquilo que precisa, talvez não exista uma razão econômica para terceirizar naquele momento.
Também não faz sentido retirar documentos que são consultados diariamente e encaminhá-los para uma estrutura externa apenas para liberar alguns metros quadrados.
O importante é separar os diferentes níveis de utilização do arquivo.
Documentos de consulta frequente podem permanecer próximos da equipe.
Documentos de consulta eventual podem ser armazenados de outra maneira.
Documentos que precisam ser preservados, mas quase nunca são consultados, podem ser bons candidatos à guarda externa.
Essa análise evita que a empresa terceirize indiscriminadamente todo o seu arquivo.
Guarda externa ou digitalização: qual escolher?
Essa é outra dúvida comum.
A resposta depende do objetivo.
A guarda externa resolve principalmente o problema do espaço físico e da administração do acervo físico.
A digitalização resolve principalmente o problema do acesso à informação em formato digital.
Uma empresa pode precisar de apenas uma dessas soluções ou das duas.
Se existem documentos que precisam ser preservados fisicamente, mas são raramente consultados, a guarda externa pode ser suficiente.
Se existem documentos que precisam ser acessados constantemente por diferentes pessoas, a digitalização pode trazer ganhos maiores.
E, em muitos casos, a melhor estratégia é combinar as duas soluções.
É possível combinar guarda de documentos e digitalização
Imagine uma empresa com mil caixas de documentos.
Digitalizar todo o acervo imediatamente pode representar um investimento elevado e talvez não seja necessário.
Por outro lado, manter as mil caixas dentro da empresa também pode ser caro e pouco eficiente.
Uma alternativa é identificar quais documentos possuem maior frequência de consulta ou maior importância operacional, digitalizar esses grupos e encaminhar o restante para guarda física organizada.
Com o tempo, a empresa pode ampliar a digitalização conforme a necessidade.
Essa estratégia permite que o processo seja gradual.
A empresa não precisa resolver todo o seu arquivo de uma única vez.
Como avaliar se chegou a hora de terceirizar?
Antes de tomar uma decisão, algumas perguntas simples podem ajudar:
Quanto espaço os documentos ocupam atualmente?
Não apenas em metros quadrados, mas em salas, armários, estantes e áreas que poderiam ter outra utilização.
Com que frequência esses documentos são consultados?
Se determinados arquivos passam anos sem serem consultados, talvez não precisem permanecer dentro do escritório.
Quanto tempo a equipe gasta procurando documentos?
Esse tempo também representa um custo para a empresa.
O arquivo continua crescendo?
Se novas caixas são adicionadas todos os meses ou todos os anos, o problema provavelmente não vai desaparecer sozinho.
Existe uma organização que permita localizar os documentos?
Se ninguém sabe exatamente onde determinado documento está, existe um problema de gestão documental que precisa ser resolvido.
A empresa pretende reduzir ou mudar seu espaço físico?
Nesse caso, o arquivo pode se tornar uma questão ainda mais urgente.
A digitalização resolveria parte do problema?
Talvez alguns documentos devam ser digitalizados, enquanto outros podem permanecer sob guarda física.
Essas respostas ajudam a determinar qual combinação de soluções faz mais sentido.
Terceirizar não significa perder o controle do arquivo
Existe uma preocupação legítima quando uma empresa pensa em retirar seus documentos de dentro do próprio endereço:
“E se eu precisar deles?”
Por isso, a escolha da empresa responsável pela guarda é importante.
Não basta saber quantas caixas cabem no espaço disponível.
É necessário entender como o acervo será identificado, como será feita sua localização, como ocorrerão as solicitações e como os documentos poderão ser recuperados quando necessário.
A empresa continua sendo proprietária dos documentos.
O que muda é o local onde eles ficam armazenados e quem administra a operação física do arquivo.
Quando esse processo é bem estruturado, a terceirização pode transformar um arquivo que ocupa espaço dentro da empresa em um acervo organizado, controlado e armazenado externamente.
O objetivo não é simplesmente tirar caixas da empresa
Esse talvez seja o ponto mais importante.
A terceirização da guarda de documentos não deve ser encarada apenas como uma mudança de endereço das caixas.
O verdadeiro objetivo é encontrar uma forma mais eficiente de administrar documentos que ainda precisam ser preservados, mas que não precisam ocupar espaço dentro da operação da empresa.
Em alguns casos, a solução será a guarda externa.
Em outros, será a digitalização.
Em muitos, será uma combinação das duas.
E antes de qualquer uma dessas decisões, pode ser necessário organizar e classificar o acervo.
A melhor solução é aquela que considera o valor do documento, a frequência de acesso, o espaço disponível e o custo de manter toda essa estrutura dentro da empresa.
O ponto de vista da Digicom
Na Digicom, entendemos que cada arquivo empresarial possui uma realidade diferente.
Por isso, a terceirização da guarda de documentos não deve começar pela pergunta “quantas caixas você tem?”, mas por uma análise mais ampla: o que existe nesse arquivo, como ele está organizado, quanto espaço ocupa e como a empresa precisa acessá-lo?
A partir dessa avaliação, é possível definir se faz sentido utilizar guarda externa, digitalização, organização documental ou uma combinação dessas soluções.
O objetivo é simples: preservar os documentos necessários sem fazer com que o arquivo físico continue ocupando espaço que a empresa precisa para trabalhar.
Se sua empresa possui documentos antigos ocupando salas, armários ou depósitos, entre em contato com a Digicom. Podemos avaliar o acervo e ajudar a identificar uma solução adequada para a guarda e o acesso aos documentos.
Perguntas frequentes sobre terceirização da guarda de documentos
O que é terceirização da guarda de documentos?
É a contratação de uma empresa especializada para armazenar e administrar fisicamente documentos que pertencem à organização contratante, retirando parte do acervo da estrutura interna da empresa.
Quando vale a pena terceirizar a guarda de documentos?
A terceirização pode fazer sentido quando o arquivo ocupa muito espaço, cresce continuamente, é pouco consultado ou consome tempo da equipe para organização e localização dos documentos.
É mais barato guardar documentos fora da empresa?
Depende do volume, do espaço ocupado e da estrutura necessária para manter o arquivo internamente. A comparação deve considerar não apenas o valor pago pelo armazenamento, mas também aluguel, infraestrutura, manutenção e tempo da equipe.
Posso digitalizar apenas uma parte dos documentos?
Sim. A digitalização pode ser planejada de acordo com a frequência de consulta e a importância operacional dos documentos. Não é necessário digitalizar todo o acervo de uma única vez.
A empresa perde o controle dos documentos ao terceirizar a guarda?
Não. Os documentos continuam pertencendo à empresa. A questão fundamental é estabelecer um sistema adequado de identificação, controle e solicitação para que o acervo possa ser localizado quando necessário.
