Transportando seu negócio para o compliance: Guia completo de legislação documental
O que é compliance?
Compliance é o conjunto de disciplinas adotadas para garantir o cumprimento das normas legais e regulamentares, bem como evitar desvios e inconformidades que possam gerar riscos para a empresa. No contexto da legislação documental, o compliance se refere à adequação da empresa às leis e regulamentos relacionados à gestão e arquivamento de documentos.
Legislação documental no Brasil
No Brasil, existem diversas leis e normas que regulamentam a gestão de documentos, visando garantir a segurança, integridade e disponibilidade das informações. Alguns dos principais marcos legais relacionados à legislação documental são:
- Lei nº 8.159/1991 – Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
- Lei nº 12.682/2012 – Trata da elaboração e arquivamento de documentos em meio eletrônico.
- LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) – Regula o tratamento de dados pessoais.
Como adequar sua empresa à legislação documental?
Para garantir a conformidade com a legislação documental, é fundamental adotar práticas e procedimentos adequados de gestão de documentos. Algumas medidas que podem ser adotadas incluem:
- Realizar a classificação e indexação correta dos documentos.
- Estabelecer políticas claras de retenção e descarte de documentos.
- Implementar medidas de segurança da informação, como controle de acesso e backup.
- Manter o registro de todas as operações relacionadas aos documentos.
Benefícios do compliance e da legislação documental
Ao adotar boas práticas de compliance e estar em conformidade com a legislação documental, as empresas podem obter diversos benefícios, tais como:
- Redução de riscos legais e financeiros.
- Maior eficiência na gestão de documentos.
- Melhoria da imagem e reputação da empresa.
- Garantia da confidencialidade e integridade das informações.
Conclusão
Em um cenário cada vez mais regulado e digital, a adequação à legislação documental e o cumprimento das normas de compliance são essenciais para o sucesso e a sustentabilidade dos negócios. Portanto, investir na gestão adequada de documentos e na conformidade legal é fundamental para garantir a segurança e a conformidade das operações empresariais.
