Realizar a mudança de escritório ou empresa nunca é fácil. O imenso volume de itens que você precisa locomover é suficiente para sobrecarregar até o gerente mais organizado. Um dos maiores desafios é organizar todos os seus documentos, garantindo que eles cheguem intactos, em ordem e protegidos contra olhares indiscretos. Quanto mais informações sigilosas possuir, mais importante será garantir seu comando nas medidas apropriadas para protege-las. No entanto, se você é um consultório médico, escritório de advocacia ou empresa de suprimentos de escritório, reduzir a quantidade de documentos em papel que você precisa mover facilitará muito o processo.
Uma das maneiras mais fáceis de transportar seus arquivos em papel é digitalizar todos os seus documentos antes de você se mudar. Você tem tudo o que precisa em formato eletrônico, permitindo armazenar, salvar, acessar e adicionar aos seus arquivos de uma maneira muito mais sofisticada e organizada. Eis por que você deve considerar os serviços de digitalização de documentos antes da data da sua mudança.
Economize dinheiro com um sistema de gerenciamento de documentos digitais
Um sistema de gerenciamento de documentos digitais permite fazer a transição para um escritório sem papel. Isso é bom para o meio ambiente e também permite economizar dinheiro de várias maneiras, incluindo:
- a REDUÇÃO na quantidade de espaço necessário para o armazenamento de documentos
- a REDUÇÃO do tempo necessário para coletar, classificar, arquivar e recuperar arquivos em papel
- a REDUÇÃO do risco de arquivos em papel perdidos ou danificados, contendo dados comerciais vitais
Ao digitalizar documentos em papel, você não perde informações; em vez disso, possui um sistema de dados mais eficiente que aumentará a produtividade dos seus negócios.
Classificar e arquivar com base na necessidade / conformidade
Se você decidir usar sua mudança como a oportunidade perfeita para digitalizar seus documentos em papel, poderá classificar e arquivar documentos com base nas necessidades e / ou requisitos de conformidade. Ao fazer isso, você reduz a quantidade de documentos e informações arquivados desnecessariamente, simplificando os arquivos de documentos e garantindo a segurança da documentação crítica.
Embora isso possa parecer um trabalho muito grande para ser resolvido antes da mudança, imagine o tempo que ele economizará no outro extremo quando você estiver se instalando em seu novo escritório. Todos os seus documentos, desde esquemas a informações do cliente e pedidos a cobrança, serão digitalizados, organizados e salvos. Você pode avaliar seus arquivos, livrar-se de documentos desatualizados e reduzir o número de arquivos e o espaço necessário para armazenar as informações que não são mais necessárias. Em vez disso, uma vez que os arquivos são classificados, seus documentos importantes são digitalizados, armazenados e fragmentados. Você não precisa movê-los fisicamente ou se preocupar com as informações que estão nas mãos erradas.
Arquivos Acessíveis
Se você optar por mover seus arquivos em papel e documentos, estará observando um tempo de inatividade considerável quando esses arquivos não estarão acessíveis. Levará tempo para a equipe classificar e refilar toda essa papelada. Se você optar por digitalizar documentos antes da mudança, os documentos e arquivos digitais estarão prontos no momento em que forem digitalizados. Isso reduz o tempo de inatividade para que sua mudança não seja tão prejudicial aos seus negócios. O uso de um sistema de gerenciamento de documentos digitais baseado em nuvem mantém tudo acessível mesmo antes de suas mesas e computadores serem configurados. Os funcionários com autorização podem usar seus telefones para acessar os arquivos necessários para que o atendimento ao cliente nunca seja interrompido.
O compartilhamento de informações é aprimorado antes e depois da mudança
As coisas ficam ainda mais complicadas durante uma mudança se fornecedores e clientes também exigirem acesso aos arquivos do projeto. Como mencionado acima, quando você digitaliza seus documentos, tudo fica disponível no momento em que é salvo. Isso ajuda a melhorar o compartilhamento de documentos, seja entre filiais, fornecedores ou clientes, antes e depois da mudança.
Otimize seu novo espaço para escritório
Se você planeja seu processo de digitalização de documentos antes mesmo de começar a procurar seu novo espaço para escritório, poderá selecionar um escritório mais adequado. Você pode avaliar o espaço que estará economizando para armazenamento de arquivos e aproveitar a redução de espaço em sua nova planta. O espaço que você escolher pode ser menor, para economizar dinheiro com aluguel, ou você pode alocar mais espaço para necessidades importantes, como uma impressionante sala de reuniões para clientes, um refeitório mais confortável para a equipe ou um espaço de trabalho mais espaçoso para sua equipe.
Digitalização de documentos à sua maneira
Você pode escolher o processo de digitalização de documentos que atenda às suas necessidades. Durante uma mudança, seu escritório pode se tornar muito confuso e confuso. Você pode organizar a digitalização e a fragmentação dos documentos no local atual ou embalá-los e enviá-los para um centro de conversão do seu projeto de digitalização de documentos. De qualquer forma, seus documentos serão convertidos com segurança, incluindo arquivos em papel padrão, fotografias, microficha ou mídia digital mista.
Como um dos principais motivos pelos quais você está usando serviços de digitalização de documento é evitar compactar, transportar e descompactar seus arquivos, o serviço móvel pode ser sua melhor opção. Os funcionários podem classificar os documentos a serem digitalizados e triturados e os que precisam ser triturados. Isso reduzirá a quantidade de esforço necessário para embalá-los e enviá-los para uma instalação, além de criar mais espaço para todas as outras caixas que estão sendo embaladas.
Do papel para arquivos digitais
Depois de digitalizado, você pode escolher a maneira mais fácil de armazenar e pesquisar seus dados. Obviamente, o armazenamento baseado em nuvem é sempre o melhor caminho, mas nem todas as empresas escolherão esse método. O uso de uma tecnologia chamada texto legível por OCR (reconhecimento óptico de caracteres) é extraído de imagens estáticas, permitindo a indexação dos arquivos. Você pode optar por armazená-los em um dos seguintes formatos:
- Armazenamento em nuvem para acesso on-line 24/7, com base em usuários autorizados
- Integração com seu sistema de gerenciamento de documentos e ECM existente
- Armazenamento na nuvem de sua escolha
- CD / DVD com indexação e uma poderosa ferramenta de gerenciamento de registros
- CD / DVD sem indexação (arquivos estáticos em um CD)
- CD / DVD com indexação (arquivos legíveis com recursos de pesquisa)
Planejar um projeto de digitalização de documentos antes da data da mudança faz sentido para os negócios. Você iniciará sua transformação em um escritório digital e será definido para retomar as pesquisas de documentos antes mesmo de os computadores serem conectados.