O método mais adequado depende do tipo de acervo, das condições dos documentos e da forma como a empresa pretende consultar as informações.
Quais são os benefícios da digitalização para as empresas?
Um dos principais benefícios é a agilidade na consulta. Em vez de depender exclusivamente da localização física de uma pasta ou caixa, os profissionais podem acessar os arquivos digitais por meio do sistema ou ambiente em que foram armazenados.
Outro benefício é a possibilidade de organizar documentos por categorias, departamentos, períodos ou outros critérios relevantes para a operação. Quando existe um padrão de identificação bem definido, a recuperação das informações tende a ser mais simples e consistente.
A digitalização também pode facilitar o compartilhamento autorizado de documentos entre profissionais e unidades da mesma organização, reduzindo a necessidade de transportar cópias físicas para determinadas consultas.
Além disso, a criação de arquivos digitais pode contribuir para a preservação do conteúdo informacional, diminuindo o manuseio dos originais em situações nas quais a consulta digital seja suficiente. Isso não elimina a necessidade de conservar adequadamente os documentos físicos que ainda precisem ser mantidos.
Toda digitalização precisa de OCR?
Não. O uso do OCR depende da finalidade do projeto.
Em alguns casos, o objetivo principal é obter uma reprodução digital legível e organizada dos documentos. Em outros, a empresa precisa pesquisar termos, nomes, números ou trechos de texto dentro dos arquivos, o que pode justificar a aplicação do reconhecimento óptico de caracteres.
A decisão deve considerar o tipo de documento, a qualidade do material original e a forma de utilização dos arquivos. Documentos com impressão pouco nítida, anotações manuscritas ou páginas danificadas podem apresentar limitações no reconhecimento automático.
Por isso, antes de iniciar um projeto, é importante definir se a necessidade é apenas consultar as imagens digitalizadas ou também pesquisar o conteúdo textual.
O que fazer com os documentos físicos depois da digitalização?
Essa é uma das questões mais importantes no planejamento de um projeto de digitalização.
A criação de uma cópia digital não significa, por si só, que o documento original pode ser descartado. A necessidade de conservação física depende do tipo de documento, das obrigações legais e regulatórias aplicáveis, de eventuais exigências contratuais e da existência de processos, auditorias ou outras situações que exijam a apresentação do original.
Uma alternativa é combinar a digitalização com a guarda externa de documentos. Assim, a empresa pode facilitar o acesso às informações por meio dos arquivos digitais e manter os documentos físicos armazenados de forma organizada quando a conservação ainda for necessária.
A eventual eliminação deve ser avaliada separadamente, com critérios definidos e procedimentos adequados para cada categoria documental.
Como escolher um serviço de digitalização de documentos?
Antes de contratar uma empresa especializada, vale analisar alguns pontos: o volume do acervo, o estado de conservação dos documentos, o padrão de organização desejado, a necessidade de OCR e os critérios que serão utilizados para identificar os arquivos digitais.
Também é importante verificar como será feita a conferência da qualidade, como os arquivos serão entregues e quais medidas serão adotadas para proteger as informações durante o processo.
Uma definição clara desses requisitos ajuda a alinhar expectativas, evitar retrabalho e obter arquivos adequados à rotina da empresa.
Conte com a Digicom para digitalizar seus documentos
A Digicom oferece serviços de digitalização de documentos para empresas que desejam organizar seus acervos e facilitar o acesso às informações. O projeto pode ser avaliado conforme as características do material, o volume de páginas e as necessidades de utilização dos arquivos digitais.
Se sua empresa possui documentos acumulados e deseja tornar a consulta às informações mais prática, entre em contato com a Digicom e solicite um orçamento.
Organizar o acervo hoje pode representar mais agilidade para as atividades administrativas e melhores condições para gerenciar as informações no futuro.
