Construindo uma Cultura de Compliance: As Estratégias para Manter a Legislação Documental em Dia
O que é Compliance e a Importância da Legislação Documental
Compliance é o conjunto de disciplinas para fazer cumprir as normas legais e regulamentares, bem como evitar, detectar e tratar qualquer desvio ou inconformidade que possa ocorrer dentro de uma organização. A legislação documental é parte essencial do compliance, pois se refere à correta gestão e guarda de documentos exigidos por lei.
Estratégias para Manter a Legislação Documental em Dia
- Avaliação da Legislação Vigente: Realize uma análise detalhada das leis e regulamentos que impactam a sua empresa para identificar quais documentos são necessários.
- Implementação de Políticas: Desenvolva políticas claras e procedimentos que orientem os colaboradores sobre a correta manipulação e armazenamento de documentos.
- Controle de Documentos: Estabeleça um sistema eficiente de controle de documentos, com identificação, classificação e rastreabilidade dos arquivos.
- Capacitação e Treinamento: Promova treinamentos regulares para garantir que os colaboradores estejam cientes das obrigações legais e saibam como agir em conformidade.
- Auditorias Internas: Realize auditorias periódicas para verificar se os processos estão sendo seguidos corretamente e se há necessidade de ajustes.
Tabela Resumo de Documentos Legais Essenciais
| Tipo de Documento | Descrição | Prazo de Guarda |
|---|---|---|
| Contratos | Documentos que formalizam acordos comerciais e jurídicos | 5 anos |
| Notas Fiscais | Comprovantes de operações comerciais | 5 anos |
| Balanços Patrimoniais | Demonstrativos contábeis | 10 anos |
| Alvarás e Licenças | Documentos de autorização para funcionamento | Indeterminado |
