Descomplicando a gestão documental: otimize sua eficiência operacional!
Introdução
A gestão documental é fundamental para o bom funcionamento de qualquer empresa. Ela envolve a organização,
armazenamento, controle e recuperação de documentos de forma eficiente. Quando bem implementada, pode
proporcionar uma significativa melhoria na eficiência operacional de uma organização. Neste artigo,
vamos explorar dicas e estratégias para otimizar a gestão documental e, consequentemente, aumentar a
eficiência operacional.
Vantagens da eficiência operacional com uma gestão documental eficaz
- Redução de custos operacionais;
- Agilidade na localização de documentos;
- Melhoria na tomada de decisões;
- Redução de erros e retrabalho;
- Conformidade com normas e regulamentos;
- Maior segurança da informação.
Dicas para otimizar a gestão documental
- Estabeleça um sistema de classificação eficiente;
- Utilize ferramentas de digitalização e armazenamento em nuvem;
- Implemente um software de gestão documental;
- Defina responsabilidades e procedimentos claros;
- Realize auditorias periódicas;
- Capacite a equipe em relação às práticas de gestão documental.
Tabela comparativa de softwares de gestão documental
| Software | Características | Preço |
|---|---|---|
| Documentum | Integração com outros sistemas, alta segurança | Preço sob consulta |
| SharePoint | Integrado ao Microsoft Office, facilidade de uso | A partir de R$ 22 por usuário/mês |
| OpenKM | Código aberto, personalização avançada | Gratuito (versão community) ou a partir de € 2000/ano (versão professional) |
Conclusão
Investir em uma gestão documental eficiente é essencial para melhorar a eficiência operacional de uma
organização. Com as dicas apresentadas neste artigo e a escolha do software adequado, é possível otimizar
processos, reduzir custos e aumentar a segurança da informação. Não deixe de priorizar a gestão
documental em sua empresa!
